Setelah bertahun-tahun setiap perusahaan mencoba memikat karyawannya untuk kembali bekerja penuh waktu di kantor, banyak perusahaan kemudian akhirnya memutuskan bahwa masa depan pekerjaan di perusahaan akan hadir dalam sistem hybrid, yang memadukan antara pekerjaan offline dan pekerjaan online. Pada saat terjadi pandemic covid-19, Sebagian besar perusahaan maupun instansi pemerintah bahkan mengalihkan pekerjaan mereka sepenuhnya secara online dan digital. Sehingga menurut data yang kami terima, sewa virtual office mengalami peningkatan yang cukup signifikan pasca pandemi.
Dalam laporan berjudul The State of Organizations 2023 yang dirilis oleh McKinsey melaporkan bahwa 90% perusahaan mengizinkan karyawannya bekerja jarak jauh untuk sebagian atau sebagian besar pekerjaan mereka, dan hanya 14% responden memperkirakan peluang kerja jarak jauh akan berkurang. Mengingat perusahaan dapat menarik dan mempertahankan talenta dengan lebih baik melalui sistem kerja hybrid—sekaligus meningkatkan produktivitas karyawan—maka masuk akal mengapa sistem kerja hybrid akan tetap ada di masa mendatang.
Apa Manfaat Kerja Secara Hybrid?
Terlepas dari keuntungan dari sistem kerja hybrid, banyak pemimpin perusahaan yang memerlukan bantuan untuk menyeimbangkan kebutuhan karyawan di kedua lingkungan kerja tersebut. Tim kerja di perusahaan dapat menjadi terputus dan tidak terlibat dengan memprioritaskan pengalaman tatap muka atau virtual dibandingkan pengalaman lainnya. Tapi tidak harus selalu seperti itu. Para pemimpin dapat menjembatani kesenjangan antara pekerja jarak jauh (online) dan pekerja di kantor dengan menerapkan kantor virtual (virtual office) yang menjadi pusat kolaborasi antara kerja jarak jauh secara daring dan tatap muka di kantor.
Baca Juga : Virtual Office Jakarta Selatan Harga Terjangkau
Setiap Karyawan sangat ingin agar dapat bekerja dari jarak jauh, setidaknya untuk beberapa tahun karir mereka di perusahaan atau kantor atau selama sisa karir mereka, setidaknya 98% karyawan berdasarkan studi dari Buffer—menyatakan bahwa sewa virtual office memungkinkan karyawan atau pegawai lebih mudah untuk melakukan pekerjaan yang terfokus, mengelola stres, dan menghindari gangguan dari rumah.
Namun, terdapat tantangan umum yang harus diatasi oleh perusahaan agar dapat membangun lingkungan kerja hybrid yang benar-benar efektif. Secara khusus, studi Buffer menemukan bahwa karyawan yang bekerja jarak jauh lewat virtual office umumnya menghadapi tantangan berikut:
Kesepian: Meskipun 75% pekerja jarak jauh merasa terhubung dengan rekan kerja mereka secara daring, 15% dari mereka mengungkapkan perasaan kesepian saat bekerja secara daring. Hal ini mungkin terjadi karena 21% pekerja jarak jauh merasa mereka terlalu sering tinggal di rumah. Perusahaan harus memastikan bahwa pekerja memiliki selingan yang setara untuk diskusi di luar pekerjaan dan menawarkan kesempatan untuk bertemu langsung jika memungkinkan, sehingga pekerja atau karyawan terhindar dari rasa bosan.
Hambatan Zona Waktu: Bekerja melintasi zona waktu adalah titik gesekan umum lainnya. Tantangan ini mungkin berarti tim memerlukan alat untuk membantu mereka mengelola penjadwalan lintas zona waktu dan solusi atau prosedur tambahan untuk memastikan proyek dilakukan dengan lancar antar rekan kerja.
Terputusnya Kolaborasi: Hampir 15% pekerja jarak jauh menghadapi kesulitan dalam melakukan kolaborasi dan komunikasi dalam pekerjaan, yang menunjukkan bahwa perusahaan memerlukan alat atau proses berbeda untuk menjembatani kesenjangan antar pekerja lintas zona waktu dan lokasi. Untungnya, sudah ada solusi yang tersedia untuk membantu mengatasi setiap masalah ini, yaitu kantor virtual (virtual office).
Baca Juga : Biaya Pembuatan PT : Syarat dan Modal
Membangun pengalaman kerja hybrid yang benar-benar adil mengharuskan Anda memikirkan kembali pengalaman kerja karyawan melalui lensa digital. Setiap pengalaman yang ditawarkan kepada karyawan tatap muka harus diperluas ke jenis pekerjaan jarak jauh atau secara virtual. Yang lebih penting lagi, Anda perlu menciptakan ruang virtual bersama tempat semua orang bekerja, bahkan di kantor Anda.
Kantor virtual adalah tempat di mana karyawan dapat mengakses semua sumber daya kerja yang diperlukan dan berkolaborasi dengan rekan kerja melalui ruang virtual khusus. Tujuannya adalah untuk mengintegrasikan semua informasi, teknologi, dan peluang yang diberikan kepada tim Anda dengan lancar melalui antarmuka virtual yang intuitif dan menarik.
Untuk membantu Anda mulai membangun kantor virtual, kami menyarankan tim Anda mengikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Audit Perangkat Lunak dan Alat yang Anda gunakan
Perhatikan berbagai tools dan aplikasi yang digunakan oleh tim Anda dalam bekerja. Dokumentasikan setiap produk dan bicarakan dengan anggota tim Anda untuk memahami bagaimana mereka menggunakan alat ini dalam alur kerja mereka. Saat Anda mendokumentasikan tools yang Anda gunakan, Anda mungkin akan melihat bahwa masing-masing tim menggunakan alat yang berbeda untuk fungsi serupa seperti pengiriman pesan antar anggota tim atau pengeditan dokumen secara kolaboratif. Kelompokkan aplikasi berdasarkan fungsinya, dan tinjau masukan karyawan Anda tentang seberapa sering mereka menggunakan alat tersebut dan kekurangannya. Informasi ini akan membantu Anda memilih alat mana yang akan disimpan dan mana yang akan dibuang.
Langkah 2: Buat Pusat Informasi Digital
Pekerja harus dapat mengakses sumber daya dan informasi yang tepat dengan cepat, di mana pun mereka memilih untuk bekerja. Setelah Anda mengoptimalkan opsi perangkat lunak, penting untuk membuat pusat informasi digital yang menyimpan dokumen dan template yang umum digunakan yang dapat menyederhanakan pekerjaan.
Langkah 3: Gabungkan Karyawan Anda
Bahkan strategi transformasi digital terbaik pun hanya akan berhasil jika anggota tim Anda memahami strategi di balik perubahan Anda. Selenggarakan rekaman rapat di mana pimpinan Anda mendiskusikan perangkat baru yang akan Anda pakai dan menjelaskan cara menavigasi ruang kerja virtual. Dorong pertanyaan dan terima masukan saat tim Anda menyesuaikan diri dengan pengaturan kerja baru mereka. Untuk lebih membantu karyawan mencapai kesuksesan, simpan panduan cara kerja dan FAQ di perpustakaan digital bersama agar mudah dikonsumsi oleh karyawan.
Langkah 4: Sewa Manajer Kantor Virtual
Manajer kantor virtual merupakan bagian integral untuk memastikan karyawan Anda mendapatkan manfaat maksimal dari ruang kerja virtual Anda. Peran manajer kantor virtual akan bervariasi berdasarkan kebutuhan spesifik tim Anda, namun umumnya membantu merencanakan dan mengelola acara perusahaan, menerima karyawan baru, membantu dukungan dan pengaturan teknis, serta meneliti alat dan solusi tempat kerja baru. Buku Panduan Manajer Kantor Virtual ini memberikan gambaran mendalam tentang peran dan tanggung jawab manajer kantor virtual, ditambah strategi untuk memaksimalkan produktivitas di kantor virtual Anda.
Baca Juga : Cara Mendirikan CV: Panduan dan Persyaratan
Virtual Office adalah Kantor Masa Depan
Anda hanya dapat memiliki tenaga kerja hybrid yang benar-benar efektif jika Anda membangun ruang kerja digital tempat semua orang dapat berkembang, di mana pun lokasinya.
Sistem kerja hybrid akan tetap ada, namun pekerja jarak jauh umumnya menghadapi tantangan saat berkolaborasi dengan rekan kerja dan membangun hubungan yang bermakna. Itulah sebabnya membangun kantor virtual yang dapat mengatasi tantangan-tantangan ini sangat penting untuk memastikan Anda memberikan pengalaman menyenangkan secara konsisten kepada semua pekerja Anda kapanpun dan dimanapun mereka bekerja.
Anda ingin meningkatkan produktifitas pekerjaan anda? Mendorong karyawan anda bekerja lebih baik tanpa hambatan waktu dan lokasi ? Founders (www.founders.co.id) akan membantu anda untuk menemukan Virtual Office yang bisa anda sewa dan gunakan untuk mendorong produktivitas pekerjaan perusahaan atau kantor anda.
Founders merupakan penyedia jasa sewa virtual office dengan harga yang kompetitif, pelayanan yang prima dan fitur lengkap yang memungkinkan anda melakukan pekerjaan sama baiknya atau bahkan lebih produktif dari pekerjaan berbasis tatap muka. Kami menyediakan berbagai pilihan.
Founders menyediakan 3 jenis virtual office, yaitu basic, pro dan expert. Berbagai fitur yang kami tawarkan antara lain menyediakan layanan resepsionis, penerimaan surat dan paket, gratis ruang meeting, ruang tunggu hingga gratis co-working selama 20 hari dalam 1 tahun.
Virtual office membantu anda memperluas jangkauan kerja, mengurangi biaya operasional sehingga meningkatkan produktivitas karyawan. Segera hubungi Founders, dan dapatkan produk virtual office terbaik dari kami.
